Retningslinjer for lokalgrupper under DPF

På generalforsamlingen 2018 blev vedtaget nye vedtægter vedr. lokalgrupper. Nu lyder teksten i vedtægterne:
 
13  Lokalgrupper   

13.1  En Patchwork-/quiltegruppe kan registreres som en lokalgruppe. En lokalgruppe defineres som en gruppe, der kan dokumentere, at den er demokratisk opbygget og har en styregruppe/bestyrelse, der råder over nogle lokaler samt har til formål at styrke interessen for patchwork og støtter op om foreningen.
13.2  Lokalgruppen vælger en kontaktperson, der er medlem af DPF, som bindeled til Foreningens Bestyrelse.   

Dokumentation i år sker ved at alle, der ønsker at stå som DPF-lokalgruppe, sender kontaktoplysninger på styregruppe/bestyrelse, samt lokalgruppens formålsparagraf og/eller aktivitetsprogram. Disse vil blive sat på hjemmesiden som et link, medmindre I begrunder et andet ønske. De grupper der ikke fremsender dokumentation senest 31. januar 2019 fjernes fra hjemmesiden og i DPF’s lokalgrupperegister. 

 
Efterfølgende er det lokalgruppens eget ansvar at holde kontaktoplysninger og formålsparagraf/program ajour, ved at sende dem til kontaktpersonen i DPF-bestyrelsen.

Man skal altså ikke længere indsende medlemslister og dokumentere at der er minimum 20 DPFmedlemmer som tidligere. Hvis I har ønske om at vide, hvor mange af jeres medlemmer, der også er medlem af DPF, er I stadigvæk velkomne til at sende en medlemsliste til undertegnede. 
 
Paragraffen om underskudsdækning ved arrangementer er slettet efter generalforsamlingen.

Nye lokalgrupper
 
Nye lokalgrupper optages på hjemmesiden ved fremsendelse af tilsvarende dokumentation. 

Hvis en gruppe medlemmer ønsker at oprette en lokalgruppe, kan DPF's kasserer maile en indbydelse fra gruppen til DPF medlemmer i aftalte postnumre for at gøre opmærksom på, at der er ved at blive etableret en ny lokalgruppe. 

 

Lokalgrupperne:

  • DPF ser lokalgrupperne som en mulighed for at udbrede kendskabet til foreningens formål og virke.
  • Kan være direkte i dialog med DPF's bestyrelse, når der afholdes lokalgruppemøder.
  • Kan blive optaget på DPF's hjemmeside med navn, kontaktoplysninger, logo samt program og link til egen blog/hjemmeside.
  • Kan annoncere eventuelle udstillinger, kurser og andre events i medlemsbladet Kludemagasinet og på hjemmesiden.
  • Besøges efter aftale af Kludemagasinets redaktion med henblik på omtale i medlemsbladet.
  • Lokalgrupper kan benytte DPF's udstillingsforsikring i forbindelse med udstilling af DPF medlemmernes syarbejder både i ind- og udland.
  • Kan låne kroge og sikringsmærker mm i forbindelse med udstilling.
  • Kan modtage markedsføringsmateriale for træf og hvervning af nye medlemmer af DPF til brug ved fx møder i lokalgruppen, udstillinger, QUIP day og lignende.
  • Støtter den praktiske afvikling af DPF's årlige træf ved fx at fungere som hjælpere.
  • Har mulighed for at vise gruppens arbejder på træffets medlemsudstilling. 
  • Lokalgruppen vælger en kontaktperson som bindeled til DPF's bestyrelse. 
  • DPF's bestyrelse vælger en person som tilknyttes lokalgrupperne.
  • Enhver lokalgruppe skal hvert år senest den 31. januar til foreningen indsende sin medlemsliste pr. den 30. november året før. 

Lokalgruppemøde
DPF's bestyrelse indbyder repræsentanter for lokalgrupperne med minimum 20 DPF medlemmer til lokalgruppemøde. Lokalgruppemøder afholdes fx enten som et endagsmøde hvert år eller et todagesmøde hvert andet år.

Formålet er at give lokalgrupperne mulighed for at mødes ansigt til ansigt med hele bestyrelsen, og på samme tid give bestyrelsen mulighed for at have ”fingeren på pulsen” i forhold til lokalgruppens og medlemmernes behov og ønsker. 

Ved at repræsentanter fra lokalgrupperne samles er der også mulighed for at danne sociale netværk, samt forum for gensidig udveksling af erfaringer og ideer. 

Lokalgruppemøder afholdes som endagsmøder, hvor lokalgrupperne selv finansierer forplejningen og en lokalgruppe lægger lokaler til arrangementet. Lokalgrupperne og lokalgrupper på vej kan deltage med op til 2 repræsentanter

DPF's bestyrelse indbyder til lokalgruppemøde senest 3 måneder før mødet i samarbejde med den lokalgruppe der lægger lokaler til arrangementet. 

Lokalgrupperne kan indsende forslag til dagsordenen indtil 3 uger før mødet. 

DPF's bestyrelse fremsender efterfølgende endeligt program/dagsorden til lokalgruppernes repræsentant.

Bestyrelsen laver efterfølgende referat af lokalgruppemødet og udsender det til alle lokalgrupper samt lægger det på hjemmesiden (medlemslogin).

 

Generelt om anvendelse af persondata
Medlemslister, der indsendes fra lokalgrupperne, benyttes til kontrol af medlemskab og behandles fortroligt.

DPF udleverer ikke medlemmers data til 3. mand. 

Kassereren kan dog efter nærmere aftale udsende mails som bcc (blind carbon copy) vedlagt en indbydelse, så det enkelte medlems mailadresse ikke kompromitteres (sendes til andre medlemmer).

 

Dansk Patchwork Forening - Kongensgade 39 st., 5000 Odense C - Telefon: 6536 1155 - Mail: quilt@mail.dk - Webmaster: tilwmdpf@patchwork.dk