Retningslinjer for lokalgrupper under DPF

En gruppe, hvor 20 personer er medlemmer af Dansk Patchwork Forening, kan registreres som en lokalgruppe. 

En lokalgruppe er en selvstændig enhed med egne vedtægter og formålsparagraf. DPF stiller ingen krav til den enkelte lokalgruppes vedtægter og formålsparagraf.

Dansk Patchwork Forenings formål med lokalgrupper er at opnå et bindeled mellem bestyrelsen og foreningens medlemmer. 

Lokalgrupperne:

  • DPF ser lokalgrupperne som en mulighed for at udbrede kendskabet til foreningens formål og virke.
  • Kan være direkte i dialog med DPF's bestyrelse, når der afholdes lokalgruppemøder.
  • Kan blive optaget på DPF's hjemmeside med navn, kontaktoplysninger, logo samt program og link til egen blog/hjemmeside.
  • Kan annoncere eventuelle udstillinger, kurser og andre events i medlemsbladet Kludemagasinet og på hjemmesiden.
  • Besøges efter aftale af Kludemagasinets redaktion med henblik på omtale i medlemsbladet.
  • En lokalgruppe kan én gang om året søge DPF om et beløb til dækning af evt. underskud i forbindelse med udstillinger eller andre arrangementer. Bestyrelsen fastsætter underskudsdækningen på grundlag af indsendt budget.
  • Lokalgrupper kan benytte DPF's udstillingsforsikring i forbindelse med udstilling af DPF medlemmernes syarbejder både i ind- og udland.
  • Kan låne kroge og sikringsmærker mm i forbindelse med udstilling.
  • Kan modtage markedsføringsmateriale for træf og hvervning af nye medlemmer af DPF til brug ved fx møder i lokalgruppen, udstillinger, QUIP day og lignende.
  • Støtter den praktiske afvikling af DPF's årlige træf ved fx at fungere som hjælpere.
  • Har mulighed for at vise gruppens arbejder på træffets medlemsudstilling. 
  • Lokalgruppen vælger en kontaktperson som bindeled til DPF's bestyrelse. 
  • DPF's bestyrelse vælger en person som tilknyttes lokalgrupperne.
  • Enhver lokalgruppe skal hvert år senest den 31. januar til foreningen indsende sin medlemsliste pr. den 30. november året før. 

Nye lokalgrupper
For at en lokalgruppe kan blive registreret, skal den indsende gruppens kontaktoplysninger samt en medlemsliste med mindst 20 medlemmer af DPF til foreningens kontaktperson.

Hvis en gruppe medlemmer ønsker at oprette en lokalgruppe, kan DPF's kasserer maile en indbydelse fra gruppen til DPF medlemmer i aftalte postnumre for at gøre opmærksom på, at der er ved at blive etableret en ny lokalgruppe. 

Lokalgruppemøde
DPF's bestyrelse indbyder repræsentanter for lokalgrupperne med minimum 20 DPF medlemmer til lokalgruppemøde. Lokalgruppemøder afholdes fx enten som et endagsmøde hvert år eller et todagesmøde hvert andet år.

Formålet er at give lokalgrupperne mulighed for at mødes ansigt til ansigt med hele bestyrelsen, og på samme tid give bestyrelsen mulighed for at have ”fingeren på pulsen” i forhold til lokalgruppens og medlemmernes behov og ønsker. 

Ved at repræsentanter fra lokalgrupperne samles er der også mulighed for at danne sociale netværk, samt forum for gensidig udveksling af erfaringer og ideer. 

Lokalgruppemøder afholdes som endagsmøder, hvor lokalgrupperne selv finansierer forplejningen og en lokalgruppe lægger lokaler til arrangementet. Lokalgrupperne og lokalgrupper på vej kan deltage med op til 2 repræsentanter

DPF's bestyrelse indbyder til lokalgruppemøde senest 3 måneder før mødet i samarbejde med den lokalgruppe der lægger lokaler til arrangementet. 

Lokalgrupperne kan indsende forslag til dagsordenen indtil 3 uger før mødet. 

DPF's bestyrelse fremsender efterfølgende endeligt program/dagsorden til lokalgruppernes repræsentant.

Bestyrelsen laver efterfølgende referat af lokalgruppemødet og udsender det til alle lokalgrupper samt lægger det på hjemmesiden (medlemslogin).

"Lokalgrupper på vej" (grupper under 20 personer)
Lokalgrupper, der endnu ikke har 20 medlemmer af Dansk Patchwork Forening, kan registreres som "lokalgruppe på vej". 

Dermed optages gruppen på DPF's hjemmeside for at gøre opmærksom på gruppen, så den måske kan komme op over 20 medlemmer. Gruppen vil have kontakt til den person i bestyrelsen, der er tilknyttet lokalgrupperne.

Gruppen kan modtage markedsføringsmateriale for træf og hvervning af nye medlemmer af DPF. Alle DPF medlemmer har mulighed for at vise sy arbejder på træffets medlemsudstilling, samt låne kroge og sikringsmærker mm i forbindelse med en udstilling mv. (se medlemsfordele).

Hvis gruppen ønsker det, kan DPF's kasserer maile en indbydelse fra gruppen til DPF medlemmer i aftalte postnumre for at gøre opmærksom på gruppens eksistens. 

Generelt om anvendelse af persondata
Medlemslister, der indsendes fra lokalgrupperne, benyttes til kontrol af medlemskab og behandles fortroligt.

DPF udleverer ikke medlemmers data til 3. mand. 

Kassereren kan dog efter nærmere aftale udsende mails som bcc (blind carbon copy) vedlagt en indbydelse, så det enkelte medlems mailadresse ikke kompromitteres (sendes til andre medlemmer).

Dokumentation
Alle lokalgrupper og "lokalgrupper på vej" registeret i DPF skal hvert år indsende en medlemsliste pr. 30. november (senest ved udgangen af januar). Listen skal som minimum indeholde navn og medlemsnummer på alle DPF-medlemmer i gruppen, samt hvor mange medlemmer den har i alt. 

Mangler gruppen oplysninger om medlemsnumre, kan den i stedet indsende navne og adresser på deres medlemmer og vil efterfølgende modtage en liste opdateret med medlemsnumre.

 

Dansk Patchwork Forening - Kongensgade 39 st., 5000 Odense C - Telefon: 6536 1155 - Mail: quilt@mail.dk - Webmaster: tilwmdpf@patchwork.dk